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Workflows für Zeitschriften
Eine zentrale Herausforderung beim Betrieb einer wissenschaftlichen Zeitschrift oder Publikationsreihe ist die Organisation des Redaktionsablaufs. Dabei gilt es zum einen, die redaktionelle Verantwortung für die Zeitschrift/Reihe im Gesamten, einzelne Ausgaben und Beiträge sicherzustellen. Zweitens müssen spezifische Aufgaben wie die Begutachtung, Layout- und Lektoratsprozesse berücksichtigt werden. Und drittens erfordert elektronisches Publizieren, dass die Pflege der Metadaten, Langzeitarchivierung, Lizenzierung und Indizierung im redaktionellen Workflow berücksichtigt werden.
Transparente Rollen erhöhen die Prozessqualität
Gut organisierte und nachvollziehbare Workflows sind auch mit Blick auf die Prozessqualität von großer Bedeutung. Denn Qualitätssicherung heißt nicht nur, dass Beiträge begutachtet werden. Wichtig ist es auch, klar festzuhalten, wie redaktionelle Entscheidung zustande gekommen sind und wer für sie verantwortlich ist. Ein gut strukturierter Workflow unterstützt also nicht nur bei der redaktionellen Arbeit, sondern schafft auch Verbindlichkeit nach innen und außen.
Redaktionssysteme für Open-Access-Journals
- Bei dieser komplexen Aufgabe unterstützen elektronische Redaktionssysteme für wissenschaftliche Zeitschriften. Dabei handelt es sich um Content-Management-Systeme, die auf die Anforderungen wissenschaftlicher Fachredaktionen spezialisiert sind. Dies bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:
- Redaktionssysteme verfügen über Rollenmodelle, durch die sich unterschiedliche redaktionelle Zuständigkeiten abbilden lassen.
- Sie bieten einen Workflow von der Einreichung bis zur Veröffentlichung, der alle wesentlichen Schritte des Redaktionsprozesses einschließlich Peer-Review abbildet.
- Sie arbeiten mit Metadaten und binden die eigenen Inhalte darüber in Indizes und Suchmaschinen ein.
- Sie verfügen über wichtige Schnittstellen zu Bibliothekssystemen, Angeboten der Open-Access-Community und dem Forschungsmanagement.
- Sie ermöglichen die Arbeit mit zeitgemäßgen, medienunabhängigen Ausgabeformaten.
Ein Redaktionssystem mit großer Verbreitung im Open-Access-Bereich ist Open Journal Systems (OJS). OJS ist eine freie Software, die von einer weltweiten Community entwickelt wird. Verantwortlich für OJS ist das Public Knowledge Project (PKP), eine Initiative mehrerer Hochschulen, die sich um die Entwicklung freier Software für wissenschaftliches Publizieren kümmert.
Viele Anbieter*innen, die auf das Hosting von Zeitschriften spezialisiert sind, nutzen OJS. Das Projekt OJS-de.net vernetzt die deutschsprachige OJS-Community und stellt ausführliche Informationen zur Software zur Verfügung.
Alternativen zu OJS sind das Journal-Management-System Janeway oder Drupal-basierte Systeme mit speziellen Modulen für den Betrieb wissenschaftlicher Zeitschriften.
Das passende Hosting-Angebot finden
Mittlerweile gibt es eine Reihe von Dienstleister*innen, die auf den den Betrieb von Redaktionssoftware für Zeitschriften, Bücher und andere Formen der wissenschaftlichen Kommunikation spezialisiert sind. Daneben sind auch viele Universitäten in diesem Bereich aktiv. Sie unterstützen insbesondere Zeitschriften/Reihen, die als Open-Access-Angebote erscheinen.
Redaktionen und Herausgeber*innen, die ein neues Publikationsorgan gründen oder ein bestehendes transformieren wollen, sollten ihre Anforderungen definieren und Angebote vergleichen. Dabei sollte insbesondere bedacht werden, wieviel Support bei der technischen Einrichtung benötigt wird und geprüft werden, ob die jeweiligen Anbieter*innen das leisten. Kommerzielle Anbieter*innen bieten i.d.R. auch Pakete an, in denen umfangreicher Support und Schulungsangebote enthalten sind.
Oftmals empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit OJS-Standorten vor Ort. Durch die Zusammenarbeit mit Universitätsbibliotheken und Hochschulverlagen, die auf das Hosting von Zeitschriften spezialisiert sind, können Zeitschriften direkt an den Entwicklungen in der Open-Access-Community partizipieren.